Приобретение товара через подотчетное лицо проводки. Приобретение (покупка) товаров через подотчетных лиц. Оприходование материалов: оценка

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации «Нефтемаркет» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку запчастей (Приложение 6). Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 - 500 руб. - выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 - 445 руб. - на сумму закупленных запасных частей водителем;

Дебет 44 Кредит 10 - 445 руб. - списание замены запчасти старой на новую.

Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее заключить договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

В этом случае в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41 Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

Дебет 73 Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.

В Читинском облпотребсоюзе если сумма закупа небольшая (до 100 руб.) выписывается требование начальником АХО куда расходованы средства, руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В учете это отражается:

Дебет 44 Кредит 71 - 44 руб. 60 коп, - на сумму закупленных канцтоваров (Приложение 3). В учетной политике указана возможность ведения таких записей.

Дебет 71 Кредит 50 - 44 руб. 60 коп. - сотруднику возмещены наличные деньги на расходы.

Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило, наличными деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами). В Читинском ОПСе возможен закуп сельскохозяйственного сырья у юридического лица (ООО «Крупка») подотчетным лицом (Приложение 7). Продавцом выписывается счет-фактура.

Операции по закупке должны оформляться первичными документами, а именно - закупочным актом. Каждая организация вправе разработать свою форму этого документа, так как унифицированной нет. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

Пример (Приложение 8)

Подотчетным лицом - Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом от 24 сентября. В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.

В бухгалтерском учете даются проводки:

Дебет 71 Кредит 50 - 9 576 руб. - выданы деньги подотчет из кассы;

Дебет 10 Кредит 71 - 9 756 руб. - подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.

Остатка или перерасхода нет.

Но прежде чем выплатить физическому лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

В октябре 2003 года организация выдала под отчет своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца - физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

Остаток неизрасходованных средств сотрудник сдал в кассу организации.

В октябре 2003 года в бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 - 80 000 руб. - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

Дебет 41 Кредит 71 - 32 000 руб. - оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

Дебет 50 Кредит 71 - 48 000 руб. - возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм. На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы. Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Примеры типовых проводок по счету 71

№ п/п	Содержание хоз. операции	Дебет	Кредит	Документы-основания
1	Выплата наличных денежных средств в подотчет	71	50	Отчет кассира, расходный ордер
2	Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку	71	51	Выписка банка, платежное поручение
3	Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку	71	55	Выписка со специальных счетов
5	Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств	08	71	Акт о приемке работ и услуг
6	Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом	10	71	Накладные, документы о перевозке, акт о приеме
7	Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды	20/26/44	71	Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке
9	Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом	41	71	Авансовый отчет и накладные
11	Возврат в кассу неистраченных средств	50	71	Отчет кассира, приходный ордер
12	Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица	73	71	Авансовый отчет

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб. На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И. на банковскую карту.

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

Дт	Кт	Описание	Сумма, руб.	Документ-основание
26/44	60	Услуги ООО «Василек» отражены в составе затрат (7 200 руб. - 1 098 руб.)	6 102	Акт выполненных работ
19	60	Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг	1 098	Акт выполненных работ
68/2 НДС	19	Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету	1 098	Акт выполненных работ, счет-фактура
71	50/1	Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет	7 500	Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица
60	71	В учете отражена оплата услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка»	7 200	Авансовый отчет, акт выполненных работ
50/1	71	Остаток непотраченных средств возвращен в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. - 7 200 руб.) Ивановым А.Б.	300	Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Работник Васильков И.И. отправлен в командировку на 3 дня, ему выдана в подотчет сумма 20 000 руб. Суточные составляют 2 000 руб.

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

Дт	Кт	Содержание операции	Сумма, руб.	Документ-основание
71	50	Выданы средства в подотчет Василькову И.И. из кассы	20 000	Расходный кассовый ордер
20	71	Списаны расходы на билеты без НДС	6 780	Авансовый отчет, ж/д билет
19	71	Выделен НДС по расходам на билеты	1 220	Ж/д билет
68.НДС	19	НДС направлен к вычету	1 220	Запись в книге покупок
20/44	71	Списаны расходы на проживание (гостиницу) без НДС	4 237	Бланк строгой отчетности, кассовый чек гостиницы
19	71	Выделен НДС по расходам на гостиницу	763
68.НДС	19	НДС направлен к вычету	763	Запись в книге покупок
20/44	71	Списаны суточные	6 000	Авансовый отчет
50	71	Работником возвращены непотраченные средства в кассу	1 000	Приходный кассовый ордер

Оприходованы приобретенные подотчетным лицом материалы - проводка такого рода производится после того, как материалы приняты на склад и подотчетником сдан авансовый отчет с подтверждающими расходы документами. В статье приводится перечень документов, которые подотчетное лицо должно подавать, а также рассматривается, какую стоимость материалов следует отразить в учетных записях.

Оприходование материалов: документы

После того как подотчетное лицо приобретет некие материалы, их следует принять, а затем оприходовать на склад. Основанием для их приемки будут служить кассовые и товарные чеки, счета, квитанции к приходным кассовым ордерам, накладные и иные документы, которыми подотчетник подтвердил свои денежные траты на их приобретение (п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н, далее — Методические указания).

Для того чтобы оприходовать полученные материалы на склад, составляются приходные ордера, которые передаются материально-ответственными лицами в бухгалтерию предприятия (пп. 48, 49, 56, 133 Методических указаний).

Факт оприходования материалов отражается в бухучете соответствующей проводкой. Основанием для записи служит информация, содержащаяся в первичных учетных документах, способных подтвердить факт приобретения материалов и их стоимость (п. 1 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

Когда материалы приобретаются подотчетником, то в качестве такого первичного документа служит авансовый отчет. Обязательным условием является наличие к отчету приложений — оправдательных документов и приходного ордера.

Оприходование материалов: оценка

Принимая к учету материалы, бухгалтерия должна иметь в виду, что оценка их делается по стоимости приобретения. НДС при этом не учитывается. Соответствующие положения содержатся в пп. 5, 6, 11 положения по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов — ПБУ 5/01, утв. приказом Минфина РФ от 09.06.2001 № 44н. Информация для формирования оценочной стоимости берется из документов, которые подотчетник представил при отчете за потраченные средства. Имеются в виду, например, накладные, счета, в которых указана общая стоимость материалов, кассовые чеки.

Кроме того, если для приобретения материалов подотчетное лицо направлялось в командировку, то его затраты на перемещение до точки закупки и проживание (командировочные расходы) тоже включаются в себестоимость материалов. Если говорить о конкретных принципах формирования себестоимости приобретаемых материалов, то бухгалтеру следует руководствоваться положениями п. 6 ПБУ 5/01.

ВАЖНО! Если подотчетное лицо купило материалы, которые доставляются до склада организации транспортом, расходы на доставку можно учесть либо в стоимости материалов, либо на отдельном счете (субсчете). Выбранный способ учета отражается в учетной политике организации (п. 83 Методических указаний). В обстоятельствах, когда для учета ТЗР требуется открыть отдельный счет, материалы следует учитывать по учетным ценам (п. 80 Методических указаний).

Как правильно организовать бухгалтерский учет ТЗР, рассказано в статье .

Что касается налога на добавленную стоимость, то он принимается к вычету только в том случае, когда подотчетник в качестве подтверждающего документа представит счет-фактуру. Следует иметь в виду, что продавец выставит данный документ только при наличии доверенности, выданной подотчетному лицу от вашего предприятия.

Если счет-фактура отсутствует, а имеется лишь кассовый чек, принять к вычету налог будет очень трудно, даже если в чеке НДС выделен отдельно. По всей видимости, за право вычета придется судиться с налоговой. Справедливости ради отметим, что суды, как правило, в подобных обстоятельствах принимают сторону налогоплательщика (постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 № 17718/07, ФАС Центрального округа от 05.08.2010 № А64-3986/09).

Если счет-фактура подотчетным лицом не представлен, то в себестоимости материалов НДС можно учесть только при одном условии: данный налог не должен быть выделен в кассовом чеке.

Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом (проводка)

Материалы, приобретенные благодаря усилиям подотчетника, должны быть оприходованы. Такая операция учитывается путем отражения соответствующих записей на субсчетах 10-го счета «Материалы» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Проводки будут такие.

Аналитический учет материалов можно организовать с применением учетных цен. Для этого записи ведутся на 15-м и 16-м счетах, где следует указывать разницу между действительной стоимостью материалов и их учетной ценой.

Узнать больше о проводках по приобретению материалов вы можете из статьи .

Итоги

Приобретая материалы через подотчетных лиц, следует требовать от подотчетников правильного составления и своевременной сдачи авансового отчета. После его получения надо проверить оправдательные документы, а затем оприходовать и определить стоимость приобретенных активов. Если все организовать правильно, проблем с принятием материалов к бухгалтерскому учету не будет.

В нашей организации отсутствует кассовый аппарат. Мы выдали нашему сотруднику денежные средства на производственные расходы. Какие документы ему необходимо нам предоставить, чтобы мы смогли оприходовать купленные им материалы? Как мы сможем учесть НДС? Может ли организация без кассового аппарата выдавать сотрудникам денежные средства на производственные расходы?

Если сотрудник приобрел для организации материалы, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом. Этот документ должен поступить от поставщика. Этим документом может быть: накладная, товарный чек. Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 ( частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В зависимости от того, какие условия выполнены, с входным НДС можно поступить одним из трех способов:

НДС можно поставить к вычету при соблюдении таких условий:

НДС можно поставить к вычету при соблюдении таких условий:*

принять к вычету;
списать за счет собственных средств организации.
Организация, работающая без ККТ может выдавать денежные средства на производственные расходы.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.*

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека, накладной)

Да, можно.

Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по форме № М-7 (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Составлять такой документ нужно, поскольку кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , )*.

Утверждение авансового отчета

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).

Пример оформления авансового отчета сотрудника коммерческой организации

29 марта секретарю Е.В. Ивановой было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

1 апреля Иванова принесла приобретенные канцтовары в организацию. В этот же день сотрудница сдала в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернула в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы – 420 руб. (2000 руб. – 1580 руб.).

Бухгалтер Зайцева выдала Ивановой расписку о том, что отчет принят к проверке.

В этот же день руководитель организации утвердил авансовый отчет Ивановой.

Изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен указаниями , утвержденными постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 .

Сергей Разгулин,

Станислав Бычков,

заместитель директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.

Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*

Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии» .

В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

В зависимости от того, какие условия выполнены, с входным НДС можно поступить одним из трех способов:*
- материалы приняты на учет ;
- материалы будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;
- на купленные материалы есть счет-фактура.
- принять к вычету;
- включить в стоимость расходов;
- списать за счет собственных средств организации.
налог предъявлен поставщиками;
товары (работы, услуги) приняты на учет ;
товары (работы, услуги) будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;
на купленные товары (работы, услуги) есть счет-фактура.

В сфере розничной торговли и услуг, оказываемых непосредственно населению, обязанность по выставлению счетов-фактур считается выполненной при выдаче покупателю других документов, в том числе кассовых чеков (п. 1 ст. 172 , НК РФ). Однако, по мнению контролирующих ведомств, это правило не распространяется на покупку товаров (работ, услуг) подотчетными лицами с целью их дальнейшего использования в предпринимательской деятельности организации и предъявления к вычету «входного» НДС. Следовательно, при приобретении товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо считать кассовый чек аналогом счета-фактуры и принимать на его основании НДС к вычету организация не вправе ( , письма Минфина России от 19 марта 2004 г. № 04-03-11/42 , МНС России от 13 мая 2004 г. № 03-1-08/1191/15 , от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268). Позицию контролирующих ведомств разделяют некоторые суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А66-7929/2004).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям принять к вычету НДС по кассовому чеку при отсутствии счета-фактуры. Они заключаются в следующем.

Продавец не обязан требовать от покупателя (в т. ч. подотчетника) подтверждения его статуса (потребитель, представитель организации, предприниматель) ().

Продавец, который выдает покупателю кассовый чек, полностью выполняет требования статьи 168 Налогового кодекса РФ. И если в этом чеке указана сумма НДС, у покупателя есть право на вычет. Ведь счет-фактура не является единственным документом для предоставления вычетов по НДС. Правильность данного подхода подтверждают судьи (см., например, п. 5 определения Конституционного суда РФ от 2 октября 2003 г. № 384-О ,постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07 , определения ВАС РФ от 22 октября 2008 г. № 13065/08, от 3 апреля 2007 г. № 3127/07, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 31 июля 2008 г. № А78-6177/07-С3-22/56-Ф02-3423/08 ,Поволжского округа от 11 января 2007 г. № А57-6533/05-17 , Западно-Сибирского округа от 20 июля 2009 г. № Ф04-4134/2009(10406-А67-42) , Уральского округа от 20 ноября 2007 г. № Ф09-9527/07-С2 , Северо-Западного округа от 22 апреля 2009 г. № А56-29646/2007 , от 14 ноября 2007 г. № А56-33572/2006 , Московского округа от 20 августа 2007 г. № КА-А40/7956-07). Более того, некоторые суды признают правомерным вычет по НДС даже по тем кассовым чекам, в которых сумма налога отдельной строкой не выделена (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17 сентября 2007 г. № Ф04-6361/2007(38155-А46-14) , Уральского округа от 2 августа 2007 г. № Ф09-6013/07-С2).

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Кто должен применять ККТ

Елена Попова ,

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (). Подробнее о том, когда нужно заполнять этот документ, см. В каких случаях нужно выписывать приходные и расходные ордера .

Если выдаете деньги сотруднику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления , составленного в произвольном виде. Принимайте заявление только в том случае, если в нем есть:*

запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
подпись руководителя;
дата.

Елена Попова ,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Проводки и порядок ведения расчетов в подотчетными лицами

Порядок ведения кассовых операций и расчет по подотчетным суммам регулирует письмо ЦБ от 4 октября 1993г. №18 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

Здесь мы рассмотрим основные бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами.

Сотрудники получают наличные деньги из кассы:

1. на командировочные расходы

2. на покупку материалов, товаров

3. для того чтобы заплатить поставщику за услуги

4. на нотариальные, почтовые расходы

5. на покупку основных средств

6. на представительские расходы и т.д.

Д50 К71 — выдаем деньги из кассы, распечатываем расходный кассовый ордер, подписываем у сотрудника и подшиваем в кассу.

Повторная выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного погашения прежней суммы.

После того как сотрудник предоставил документы, подтверждающие расходы, необходимо составить авансовый отчет. В зависимости от того, на что были получены деньги в системе делаются следующие проводки:

Д41 К71 — если сотрудник покупал товары

Д10 К71 «Расчеты с подотчетными лицами» — если сотрудник покупал материалы, ГСМ

Д26 (44) К71 — представительские расходы

Д26 (44) К71 — командировочные расходы

Д60 К71 — если сотрудник брал деньги на оплату поставщику или подрядчику (не забудьте потом проводку Д20 К60 — списать на себестоимость)

Д26 К71 — если деньги были получены нотариальные, почтовые, хозяйственные расходы

Затем сотрудник вносит остаток неиспользованных денежных средств в кассу или получает перерасход (если потратил больше
чем взял).

Д50 К71 — внесен остаток в кассу

Д71 К50 — получен перерасход (если сотрудник потратил больше или вообще не брал аванс)

Д70 К71 — если сотрудник не отчитался за выданные средства, можно удержать деньги из заработной платы (на основании письменного заявления сотрудника, к тому же сумма удержаний не долга превышать 20% от заработной платы)

Д73 К71 — если сотрудник не отчитался за выданную сумму и организация будет удерживать эту сумму из з/п в несколько этапов (в случае если нельзя сразу удержать из заработной платы — например, если сумма задолженности превышает 20% от зарплаты, которых организация может удержать)

Д94 К71 — списываем задолженность по подотчетной сумме на недостачи и потери

Д91 К94 — если организация приняла решение не возмещать или возместить невозможно.

Сотрудник не отчитался за подотчетные суммы. Законно ли удержать из заработный платы?

В ст. 137 ТК РФ указано, что работодатель вправе удержать из заработной платы работника подотчетную сумму, но необходимо получить его письменное согласие (Письмо от 09.08.2007 N 3044-6-0). Решение об удержании указанной суммы из заработной платы работника руководитель организации принимает не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Правда, при условии, что сам работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Удержания из заработной платы производятся в соответствии с приказом или распоряжением руководителя организации. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% (ст. 138 ТК РФ). Допустим, работодатель решил не удерживать с сотрудника задолженность по выданным подотчетным средствам. Тогда не возвращенная в срок сумма признается доходом работника, с которого нужно уплатить НДФЛ.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует со счетами:

По дебету

50 Касса (Д71 К50)

51 Расчетные счета (Д71 К51)

52 Валютные счета (Д71 К52)

55 Специальные счета в банках (Д71 К55)

76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Д71 К76)

79 Внутрихозяйственные расчеты (Д71 К79)

91 Прочие доходы и расходы (Д71 К91)

По кредиту

07 Оборудование к установке (Д07 К71)

08 Вложения во внеоборотные активы (Д08 К71)

10 Материалы (Д10 К71)

11 Животные на выращивании и откорме (Д11 К71)

15 Заготовление и приобретение материальных ценностей (Д15 К71)

20 Основное производство (Д20 К71)

23 Вспомогательные производства (Д23 К71)

25 Общепроизводственные расходы (Д25 К71)

26 Общехозяйственные расходы (Д26 К71)

28 Брак в производстве (Д28 К71)

29 Обслуживающие производства и хозяйства (Д29 К71)

41 Товары (Д41 К71)

44 Расходы на продажу (Д44 К71)

45 Товары отгруженные (Д45 К71)

50 Касса (Д50 К71)

51 Расчетные счета (Д51 К71)

52 Валютные счета (Д52 К71)

55 Специальные счета в банках (Д55 К71)

70 Расчеты с персоналом по оплате труда (Д70 К71)

73 Расчеты с персоналом по прочим операциям (Д73 К71)

76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Д76 К71)

79 Внутрихозяйственные расчеты (Д79 К71)

91 Прочие доходы и расходы (Д91 К71)

94 Недостачи и потери от порчи ценностей (Д94 К71)

97 Расходы будущих периодов (Д97 К71)

99 Прибыли и убытки (Д99 К71)

План счетов бухгалтерского учета

Раздел I. Необоротные активы: · · · · · · ·
Раздел II. Производственные запасы : · · · · ·
Раздел III. Затраты на производство : · · · · · ·
Раздел IV. Готовая продукция и товары : · · · · ·

КАТЕГОРИИ